Company
BpostLocation
Belgium-Flanders RegionRemuneration
Een competitief salaris en tal van extralegale voordelen.Position Type
PermanentEmployment type
Full timeUpdated
17-Oct-2013eFC Ref no
1288575
Senior Corporate Assistant
Bpost
Er waait een frisse wind door bpost. De projecten zijn veelbelovend en onze huidige medewerkers enthousiast. We kijken uit naar nieuwe collega’s om al die plannen tot een goed einde te brengen. Daarom richten wij ons tot professionals van niveau - zoals jij dus - die graag een speciale zending willen vervullen. Samen kunnen we de boeiende uitdagingen aan!
Senior Corporate Assistant (Ref. 5013)
Functieomschrijving
Verrichten van administratief en secretariaatswerk met betrekking tot het respecteren van het wettelijk en reglementair kader van bpost en haar filialen, in essentie, op het vlak van het vennootschapsrecht en corporate governance, optreden als vertrouwenspersoon ten aanzien van de General Counsel of Senior Legal Counsel, coördineren en opvolgen van de toegewezen dossiers in samenwerking met de leden van de afdeling Legal teneinde de General Counsel of de Senior Legal Counsel te ondersteunen en adviseren bij de uitvoering van de werkzaamheden die, in essentie, verbonden zijn met het vennootschapsrecht en de corporate governance.
Taken & verantwoordelijkheden
Verwerken van de in- en uitgaande briefwisseling, e-mails en fax met de vereiste discretie:
Afhalen en/of in ontvangst nemen van de briefwisseling, openen, eventueel afstempelen, bepalen van prioriteiten, sorteren en verdelen
Opvolgen van de behandeling van de briefwisseling
Behandelen van specifieke briefwisseling en vragen (o.a. politieke instanties en controleautoriteiten van de beursgenoteerde vennootschappen)
Bijdragen aan de verwerking van andere documenten in opdracht van de General Counsel of Senior Legal Counsel, waaronder de dossiers voor informatie en beslissing van de raad van bestuur en van de comités die ervan afhangen, waaronder het directiecomité, de handleidingen en codes van corporate governance, boeken van bpost en haar filialen, aandelenregisters evenals processen-verbaal van de aandeelhoudersvergaderingen en van de vergaderingen van de raad van bestuur en van de comités die ervan afhangen
Opstellen van teksten in een passende lay-out en schrijfstijl
Vertalen van teksten in voorkomend geval
Centraliseren van gegevens van verschillende diensten en externe instanties en vervolgens doorgeven aan de General Counsel of Senior Legal Counsel en/of aan andere instanties
Voorleggen van documenten ter goedkeuring en ter ondertekening aan de General Counsel of Senior Legal Counsel
Versturen van e-mails en faxen en (vertrouwelijke) briefwisseling
Behandelen, op vertrouwelijke wijze, van de telefonische oproepen voor de General Counsel of Senior Legal Counsel:
Beantwoorden en opvolgen van oproepen van hun gesprekspartners
Te woord staan van de oproeper, noteren van de boodschappen, filteren van de oproepen en desgevallend doorschakelen naar de betrokken persoon
Beantwoorden van specifieke vragen en indien nodig opzoeken en doorgeven van informatie
Bijhouden van de agenda van de General Counsel of Senior Legal Counsel op het gebied van corporate governance:
Organiseren van afspraken en vergaderingen rekening houdend met de tijdsbesteding en prioriteiten
Opvolgen van de planning en afspraken na overleg met de General Counsel of Senior Legal Counsel en in functie van de prioriteiten
Ontvangen van de bezoekers bij hun aanmelding
Opvolgen van to-do lijst van de General Counsel of Senior Legal Counsel
Optreden als bevoorrecht contactpersoon ten aanzien van de General Counsel of Senior Legal Counsel teneinde de kennis van de organisatie en de interne ervaring ten dienste te stellen van de algemene inzichten van de afdeling Legal en deze aldus te
ondersteunen in de dagelijkse taken en bij het nemen van beslissingen:
Omvormen van de algemene richtlijnen in actievoorstellen
Opzoeken van manifest ontbrekende informatie
Formuleren van proactieve voorstellen teneinde de General Counsel of Senior Legal Counsel te ondersteunen bij keuzes
Organiseren van vergaderingen (o.a. algemene aandeelhoudersvergaderingen, raad van bestuur en comités die ervan afhangen) voor de General Counsel of Senior Legal Counsel:
Inzamelen van agendapunten en documentatie; opmaken en versturen van de uitnodigingen, met bijhorende agenda
Bijdragen aan presentaties en klaarmaken van documentatie voor General Counsel of Senior Legal Counsel
Reserveren van vergaderzalen en eventuele parkeerplaatsen
Zorgen voor de accommodatie, de beschikbaarheid van het gebruikte materieel, het organiseren van de catering en de tolken
Aanwezig zijn op de vergadering (psc’s), verzorgen van het secretariaat van de vergadering, noteren van de aanwezigheden, opmaken en vertalen van het verslag en versturen ervan naar alle belanghebbenden
Meehelpen aan de organisatie van events, communicatie sessies en communicatie in het algemeen.
Uitvoeren van en/of toezicht houden op één of meerdere dossiers die werden gedelegeerd door de General Counsel of Senior Legal Counsel:
Doorgeven en opvolgen
Profiel
Opleiding
Bachelor of gelijkwaardig door ervaring
Ervaring en technische vaardigheden
Minimum 8 jaar ervaring in een gelijkaardige functie
Meer dan 8 jaar in een functie van assistent met een sterke juridische component : advocatenkantoor, notariaat, juridische dienst van een bedrijf, administratie, juridische consultancy
Kennis van het juridisch kader van de werking, het nemen van beslissingen en het bestuur van de organen van een vennootschap, en ideaal gezien van een beursgenoteerde vennootschap
Talenkennis
Grondige kennis van het Frans
Degelijke kennis van het Engels
Basiskennis van het Duits
Informaticakennis
Zeer goede kennis van MS Office
Competenties
Klantgerichtheid
Vertrouwen verdienen
Samenwerken
Ambitie
Informatie verwerken
Oplossingsgericht werken
Expertise overdragen
Dialogeren
Aanbod
Wij bieden een brede waaier aan toekomstperspectieven, snelle doorgroeimogelijkheden en professionele opleidingen in een werkomgeving waar competenties primeren en met aandacht voor gelijke kansen en diversiteit. En dit alles met een competitief salaris en tal van extralegale voordelen.
Er waait een frisse wind door bpost. De projecten zijn veelbelovend en onze huidige medewerkers enthousiast. We kijken uit naar nieuwe collega’s om al die plannen tot een goed einde te brengen. Daarom richten wij ons tot professionals van niveau - zoals jij dus - die graag een speciale zending willen vervullen. Samen kunnen we de boeiende uitdagingen aan!
Senior Corporate Assistant (Ref. 5013)
Functieomschrijving
Verrichten van administratief en secretariaatswerk met betrekking tot het respecteren van het wettelijk en reglementair kader van bpost en haar filialen, in essentie, op het vlak van het vennootschapsrecht en corporate governance, optreden als vertrouwenspersoon ten aanzien van de General Counsel of Senior Legal Counsel, coördineren en opvolgen van de toegewezen dossiers in samenwerking met de leden van de afdeling Legal teneinde de General Counsel of de Senior Legal Counsel te ondersteunen en adviseren bij de uitvoering van de werkzaamheden die, in essentie, verbonden zijn met het vennootschapsrecht en de corporate governance.
Taken & verantwoordelijkheden
Verwerken van de in- en uitgaande briefwisseling, e-mails en fax met de vereiste discretie:
Afhalen en/of in ontvangst nemen van de briefwisseling, openen, eventueel afstempelen, bepalen van prioriteiten, sorteren en verdelen
Opvolgen van de behandeling van de briefwisseling
Behandelen van specifieke briefwisseling en vragen (o.a. politieke instanties en controleautoriteiten van de beursgenoteerde vennootschappen)
Bijdragen aan de verwerking van andere documenten in opdracht van de General Counsel of Senior Legal Counsel, waaronder de dossiers voor informatie en beslissing van de raad van bestuur en van de comités die ervan afhangen, waaronder het directiecomité, de handleidingen en codes van corporate governance, boeken van bpost en haar filialen, aandelenregisters evenals processen-verbaal van de aandeelhoudersvergaderingen en van de vergaderingen van de raad van bestuur en van de comités die ervan afhangen
Opstellen van teksten in een passende lay-out en schrijfstijl
Vertalen van teksten in voorkomend geval
Centraliseren van gegevens van verschillende diensten en externe instanties en vervolgens doorgeven aan de General Counsel of Senior Legal Counsel en/of aan andere instanties
Voorleggen van documenten ter goedkeuring en ter ondertekening aan de General Counsel of Senior Legal Counsel
Versturen van e-mails en faxen en (vertrouwelijke) briefwisseling
Behandelen, op vertrouwelijke wijze, van de telefonische oproepen voor de General Counsel of Senior Legal Counsel:
Beantwoorden en opvolgen van oproepen van hun gesprekspartners
Te woord staan van de oproeper, noteren van de boodschappen, filteren van de oproepen en desgevallend doorschakelen naar de betrokken persoon
Beantwoorden van specifieke vragen en indien nodig opzoeken en doorgeven van informatie
Bijhouden van de agenda van de General Counsel of Senior Legal Counsel op het gebied van corporate governance:
Organiseren van afspraken en vergaderingen rekening houdend met de tijdsbesteding en prioriteiten
Opvolgen van de planning en afspraken na overleg met de General Counsel of Senior Legal Counsel en in functie van de prioriteiten
Ontvangen van de bezoekers bij hun aanmelding
Opvolgen van to-do lijst van de General Counsel of Senior Legal Counsel
Optreden als bevoorrecht contactpersoon ten aanzien van de General Counsel of Senior Legal Counsel teneinde de kennis van de organisatie en de interne ervaring ten dienste te stellen van de algemene inzichten van de afdeling Legal en deze aldus te
ondersteunen in de dagelijkse taken en bij het nemen van beslissingen:
Omvormen van de algemene richtlijnen in actievoorstellen
Opzoeken van manifest ontbrekende informatie
Formuleren van proactieve voorstellen teneinde de General Counsel of Senior Legal Counsel te ondersteunen bij keuzes
Organiseren van vergaderingen (o.a. algemene aandeelhoudersvergaderingen, raad van bestuur en comités die ervan afhangen) voor de General Counsel of Senior Legal Counsel:
Inzamelen van agendapunten en documentatie; opmaken en versturen van de uitnodigingen, met bijhorende agenda
Bijdragen aan presentaties en klaarmaken van documentatie voor General Counsel of Senior Legal Counsel
Reserveren van vergaderzalen en eventuele parkeerplaatsen
Zorgen voor de accommodatie, de beschikbaarheid van het gebruikte materieel, het organiseren van de catering en de tolken
Aanwezig zijn op de vergadering (psc’s), verzorgen van het secretariaat van de vergadering, noteren van de aanwezigheden, opmaken en vertalen van het verslag en versturen ervan naar alle belanghebbenden
Meehelpen aan de organisatie van events, communicatie sessies en communicatie in het algemeen.
Uitvoeren van en/of toezicht houden op één of meerdere dossiers die werden gedelegeerd door de General Counsel of Senior Legal Counsel:
Doorgeven en opvolgen
Profiel
Opleiding
Bachelor of gelijkwaardig door ervaring
Ervaring en technische vaardigheden
Minimum 8 jaar ervaring in een gelijkaardige functie
Meer dan 8 jaar in een functie van assistent met een sterke juridische component : advocatenkantoor, notariaat, juridische dienst van een bedrijf, administratie, juridische consultancy
Kennis van het juridisch kader van de werking, het nemen van beslissingen en het bestuur van de organen van een vennootschap, en ideaal gezien van een beursgenoteerde vennootschap
Talenkennis
Grondige kennis van het Frans
Degelijke kennis van het Engels
Basiskennis van het Duits
Informaticakennis
Zeer goede kennis van MS Office
Competenties
Klantgerichtheid
Vertrouwen verdienen
Samenwerken
Ambitie
Informatie verwerken
Oplossingsgericht werken
Expertise overdragen
Dialogeren
Aanbod
Wij bieden een brede waaier aan toekomstperspectieven, snelle doorgroeimogelijkheden en professionele opleidingen in een werkomgeving waar competenties primeren en met aandacht voor gelijke kansen en diversiteit. En dit alles met een competitief salaris en tal van extralegale voordelen.
No comments:
Post a Comment